Politique de confidentialité

Valade et associés accorde de l'importance à la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés dans le cadre de ses services, de ses communications et de l'exploitation de son site Web.

Cette politique vise notamment à répondre aux obligations de transparence prévues par les lois applicables au Québec, dont la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, telle que modernisée par la Loi 25.

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

La personne ayant la plus haute autorité au sein de l'entreprise agit, par défaut, comme responsable de la protection des renseignements personnels, à moins qu'une autre personne soit désignée par écrit.

Pour toute question, demande d'accès, demande de rectification, retrait de consentement ou plainte relative à la protection des renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec nous à info@valade.net.

2. Renseignements personnels collectés

Selon la nature de votre interaction avec Valade et associés, nous pouvons collecter les renseignements suivants :

• renseignements d'identification, comme le nom, le titre, l'organisation ou les coordonnées;
• renseignements de communication, comme l'adresse courriel, le numéro de téléphone, l'adresse postale et le contenu des messages;
• renseignements liés à un mandat, à une procédure, à une demande de signification, d'exécution, de constat ou de service connexe;
• documents ou informations transmis volontairement par courriel, formulaire, téléphone, plateforme client ou autre moyen de communication;
• renseignements techniques limités liés à l'utilisation du site, comme l'adresse IP, le type de navigateur, les pages consultées, la date et l'heure de consultation, lorsque ces renseignements sont disponibles par les outils d'hébergement ou d'analyse.

3. Finalités de la collecte

Nous collectons et utilisons les renseignements personnels uniquement pour des fins déterminées, légitimes et nécessaires, notamment pour :

• répondre aux demandes reçues par téléphone, courriel, formulaire ou plateforme en ligne;
• analyser, ouvrir, administrer et exécuter des mandats confiés à la firme;
• communiquer avec les clients, mandataires, parties, professionnels, tribunaux ou autres intervenants liés à un dossier;
• préparer, transmettre, déposer, signifier ou conserver les documents nécessaires aux services demandés;
• gérer la facturation, la comptabilité, les paiements, les dossiers administratifs et les obligations professionnelles;
• respecter les lois, règlements, ordonnances, obligations déontologiques ou demandes valides d'autorités compétentes;
• assurer la sécurité, la maintenance et l'amélioration du site Web et des systèmes utilisés.

4. Consentement

Lorsque requis, nous demandons votre consentement avant de collecter, d'utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels. Le consentement doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques.

Dans certains cas, la loi permet ou exige la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels sans consentement, notamment lorsqu'il est nécessaire de respecter une obligation légale, d'exécuter un mandat, de protéger des droits ou de répondre à une autorité compétente.

5. Communication à des tiers

Nous ne vendons pas les renseignements personnels. Nous pouvons toutefois les communiquer, lorsque nécessaire, aux catégories de tiers suivantes :

• clients, mandataires, avocats, notaires, parties, tribunaux, autorités publiques ou autres intervenants nécessaires à l'exécution d'un mandat;
• fournisseurs de services technologiques, d'hébergement, de courriel, de stockage, de sécurité, de comptabilité ou de soutien administratif;
• plateformes externes utilisées pour l'accès client, la transmission de documents ou la gestion de dossiers;
• autorités réglementaires, judiciaires, administratives ou policières lorsque la loi le permet ou l'exige.

Lorsque nous faisons appel à des fournisseurs, nous cherchons à limiter les renseignements communiqués à ce qui est nécessaire et à obtenir des engagements appropriés de confidentialité et de sécurité.

6. Transferts hors Québec

Certains fournisseurs technologiques peuvent traiter ou héberger des renseignements à l'extérieur du Québec. Lorsque la loi l'exige, Valade et associés évalue les facteurs pertinents avant de communiquer des renseignements personnels hors Québec, notamment la sensibilité des renseignements, les finalités, les mesures de protection et le cadre juridique applicable.

7. Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements personnels seulement pendant la période nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été collectés, sous réserve des délais de conservation applicables aux dossiers, obligations professionnelles, obligations fiscales, comptables, légales ou réglementaires.

Lorsque les renseignements ne sont plus requis, nous prenons des mesures raisonnables pour les détruire, les supprimer ou les anonymiser, selon le contexte et les exigences applicables.

8. Mesures de sécurité

Nous appliquons des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l'accès non autorisé, l'utilisation abusive, la communication non autorisée, la modification ou la destruction.

Aucune méthode de transmission ou de conservation électronique n'est toutefois entièrement sécurisée. Les renseignements transmis par courriel ou par formulaire peuvent comporter des risques inhérents aux communications électroniques.

9. Incidents de confidentialité

En cas d'incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels, Valade et associés prend les mesures raisonnables pour limiter les risques, évaluer la situation et respecter ses obligations légales, y compris la tenue d'un registre et, lorsque requis, l'avis aux personnes concernées et à la Commission d'accès à l'information du Québec.

10. Témoins, fichiers journaux et outils d'analyse

Le site peut utiliser des témoins, fichiers journaux ou technologies similaires nécessaires au fonctionnement, à la sécurité, à la mesure d'audience ou à l'amélioration du site. Vous pouvez configurer votre navigateur pour bloquer certains témoins, mais certaines fonctionnalités pourraient alors être limitées.

Lorsque des témoins non essentiels ou des outils d'analyse avancés sont utilisés, ils devraient être présentés avec des choix appropriés lorsque requis par la loi.

11. Vos droits

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous pouvez demander :

• l'accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
• la rectification d'un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
• le retrait de votre consentement, lorsque le traitement repose sur celui-ci;
• des renseignements sur l'utilisation ou la communication de vos renseignements personnels;
• la cessation de diffusion ou la désindexation d'un renseignement dans les cas prévus par la loi;
• la communication de certains renseignements personnels informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé, lorsque le droit à la portabilité s'applique.

Pour exercer vos droits, écrivez à info@valade.net. Nous pourrions devoir confirmer votre identité avant de traiter votre demande.

12. Renseignements concernant les mineurs

Le site ne vise pas spécifiquement les enfants. Nous ne collectons pas sciemment de renseignements personnels auprès d'un mineur sans le consentement requis par la loi ou sans fondement légal applicable à un dossier ou à un service demandé.

13. Plaintes

Si vous avez une préoccupation concernant nos pratiques de protection des renseignements personnels, nous vous invitons à communiquer d'abord avec nous afin que nous puissions examiner la situation. Vous pouvez également communiquer avec la Commission d'accès à l'information du Québec lorsque la loi le permet.

14. Modifications de la politique

Nous pouvons modifier la présente politique afin de refléter l'évolution de nos pratiques, de nos outils ou des exigences légales. La version publiée sur le site est la version en vigueur.